Face à l’enjeu de la gestion de la disponibilité du personnel pour ses clients et de son coût, RONA a contacté Nmédia avec le défi de lancer un projet d’optimisation de la gestion des prévisions financières pour ses magasins. Cet outil de gestion de temps devait répondre au besoin de prévision des « heures employés » et des ventes sur plusieurs mois ainsi que permettre son ajustement en fonction de plusieurs facteurs externes comme la concurrence, la météo, les périodes de l’année, etc.
Un portail Web comme outil de gestion de temps pour accélérer le processus
C’est au total une vingtaine de signaux qui permettait aux équipes de RONA de donner une prévision des heures à assigner. Les prévisions étaient faites pour chaque département par les directeurs en magasins et ces derniers devaient acquérir une approbation qui pouvait remonter plusieurs niveaux hiérarchiques. Pour ces prévisions, les équipes de RONA utilisaient à la fois des fichiers Excel et se transmettaient les informations par courriels, ce qui posait des problèmes d’accessibilité et de standardisation, mais également des risques d’erreurs à plusieurs niveaux. À cause de ces nombreuses boucles et d’aller‑retour de courriels, le temps de traitement et d’approbation de ces prévisions sur un cycle pouvait prendre jusqu’à plusieurs mois.
Il était donc primordial pour RONA d’avoir accès à une plateforme privée, pouvant être accessible autant par les DG des magasins que par les vice-présidents régionaux et même au‑dessus. Nmédia a donc pu créer cette plateforme nommée RONA GPD (Gestion des Prévisions de Détail). Développé dans le nuage Azure de Microsoft, cet outil a pris la forme d’un portail Web qui permettait à chaque acteur d’entrer facilement ses informations de prévision et d’avoir l’approbation ainsi que les commentaires de son supérieur hiérarchique direct (N+1) en temps réel. En plus de la vingtaine de sources de données accessibles, les équipes de Nmédia ont pu programmer certaines contraintes comme des heures minimums, un nombre de personnes par département, etc. Avec cette solution et ces démarches, les cycles d’approbations des prévisions sont passés de plusieurs mois à seulement 24 heures. Ces données, parfois sensibles, sont disponibles chaque semaine pour les employés ayant un accès, tout en étant protégées.
Une meilleure prévision du temps pour une réduction des coûts
Cet outil de planification et de gestion du temps de travail a permis à RONA d’être plus proactif et de répondre aux défis posés par cette prévision par une meilleure collaboration et un alignement entre le siège social et les succursales. Les magasins de l’enseigne ont vu une évolution significative dans les mois suivant la mise en place de ces nouvelles pratiques. Ils ont pu atteindre leurs objectifs, identifier les magasins ou zones requérant une attention particulière et voir leurs chiffres d’affaires augmenter significativement.
La plateforme RONA GPD a depuis fait l’objet de nombreuses maintenances annuelles de la part de Nmédia. Le projet a également été sélectionné comme finaliste aux OCTAS dans la catégorie « Solutions d’affaires — Développement à l’interne ou sur mesure — Grande entreprise » avec l’intitulé « Optimisation de la gestion des prévisions financières — Secteur détail ».
